Jak používat zdvořilostní oslovení v e-mailu?

Zdvořilostní oslovení v e-mailu – co je jazyková etiketa?

Jinými slovy, používání správného úvodního oslovení a rozloučení příjemci ukazuje, že jsme dobře vychovaní a víme, jak formálně komunikovat.

Doba, kdy se obchodní korespondence vedla prostřednictvím dopisů, je dávno pryč. Dnes převládá komunikace prostřednictvím e-mailu. Většina z nás během běžné pracovní doby vytváří desítky zpráv, které posílá kolegům, obchodním partnerům nebo nadřízeným.

Navzdory zkušenostem s psaním korespondence však mnoho lidí stále dělá řadu chyb, většinou z neznalosti. Ty mohou příjemce odradit.

Správná struktura formálního e-mailu

Každá zpráva by se měla skládat ze tří částí:

• úvodu (pozdravu a oslovení);
• hlavního sdělení (může jít o dotaz, reklamaci nebo oznámení);
• závěru.

V tomto článku se nebudeme podrobně věnovat prostřední části, tedy samotnému obsahu. Připomeňme jen, že bez ohledu na to, kdo je adresátem zprávy, bychom měli dodržovat jazykovou etiketu – vyjadřovat se zdvořile, nikoho neurážet a nenutit ho k určitému jednání nebo rozhodnutí.

Než začneme rozebírat zdvořilostní oslovení na začátku a konci zprávy, nejprve si určeme, kdo je jejím adresátem. Pomoci vám mohou následující otázky:

• Znáte tuto osobu? (ne nutně osobně – jinými slovy: vedli jste spolu už korespondenci?);
• Jaké je její postavení? (vysokoškolský profesor, váš nadřízený, kolega, úředník?);
• Znáte její pohlaví nebo preferovaný způsob oslovení? Pokud si nejste jistí, můžete zvolit neutrální formulaci, například „Dobrý den“ nebo „Vážený týme“;
• Jaký je přibližně její věk? (je stejně stará, mladší, nebo starší než vy?).

Když znáte odpovědi na tyto otázky, snáze zvolíte vhodnou podobu zdvořilostního oslovení na začátku i na konci e-mailu. Je vhodné vybírat vzájemně odpovídající formulace – úvod i závěr by měly působit podobně formálně.

Úvodní zdvořilostní oslovení

Každou zprávu je třeba vhodně začít. Přechod rovnou k věci je přípustný pouze při pokračování již probíhající korespondence. Pokud někoho oslovujete poprvé, úvod byste vynechávat neměli.

Jaká zdvořilostní oslovení lze v úvodu e-mailu použít?

• Vážená paní / Vážený pane – pokud znáte pohlaví adresáta, ale ne jeho jméno;
• Vážené dámy, vážení pánové – pokud zprávu posíláte širší skupině nebo nevíte, kdo ji bude číst;
• Vážená paní ředitelko / Vážený pane řediteli; Vážený pane doktore / Vážená paní doktorko – pokud znáte funkci nebo akademický titul adresáta; titul či funkci je vhodné skloňovat;
• Paní Nováková / Pane Svobodo – pokud adresáta znáte a již jste spolu komunikovali; při pokračování e-mailové výměny lze použít také „Paní Nováková“ nebo „Pane Svobodo“ bez dalšího úvodního pozdravu;
• Milé kolegyně, milí kolegové / Ahoj všichni – v týmu nebo v méně formální interní komunikaci, pokud to odpovídá vztahům na pracovišti;
• Dobrý den – univerzální a běžně přijatelné oslovení, a to i tehdy, když si příjemce zprávu přečte večer.

Je začátek formálního e-mailu „Ahoj“ nebo „Čau“ chybou?

V přehledu zdvořilostních oslovení často chybí výrazy „Ahoj“ nebo „Čau“. Proč? Příliš neformální pozdrav může v pracovním e-mailu působit neuctivě nebo neprofesionálně, zejména pokud adresáta neznáte, je vaším nadřízeným nebo jde o první kontakt.

V soukromé či týmové komunikaci mohou být tyto pozdravy zcela přirozené. V oficiální korespondenci je však lepší dát přednost neutrálnímu „Dobrý den“ nebo formálnímu oslovení podle jména či funkce adresáta.

Interpunkce u úvodního oslovení

Po úvodním oslovení se v češtině obvykle píše čárka. Poté následuje nový odstavec a vlastní sdělení začíná malým písmenem, pokud jde gramaticky o pokračování věty. Například: „Vážená paní Nováková, děkuji vám za zprávu.“ Pokud oslovení tvoří samostatný řádek, je možné po něm použít čárku a další větu začít malým písmenem. Varianta s tečkou po oslovení a velkým písmenem na začátku dalšího řádku se v tomto typu zápisu nepovažuje za vhodnou.

Závěrečná zdvořilostní oslovení

Úvod i hlavní sdělení jsou hotové, nyní je čas e-mail uzavřít. Která závěrečná zdvořilostní oslovení lze použít ve formální zprávě?

• S úctou;
• Se srdečným pozdravem;
• S pozdravem – neutrální a velmi běžné zakončení, vhodné pro většinu pracovní korespondence.

Je použití výrazu „S pozdravem“ chybou?

Nejen úvodní pozdravy mohou vyvolávat pochybnosti. Je výraz „S pozdravem“ případně „Srdečně zdravím“ nevhodný? Rozhodně ne. „S pozdravem“ lze bez problémů použít v poloformální nebo kolegiální korespondenci. Hodí se například k e-mailům začínajícím pozdravem „Dobrý den“. Ve velmi formální komunikaci však může být vhodnější „S úctou“ nebo „Se srdečným pozdravem“.

Interpunkce u závěrečného oslovení

Po závěrečném oslovení se v češtině čárka ani tečka obvykle nepíše. Na další řádek uveďte podpis, ideálně celé jméno, a případně také pracovní pozici a kontaktní údaje. Podpis je vhodné připojit i tehdy, když příjemce ví, kdo mu píše, například podle e-mailové adresy nebo automaticky zobrazeného jména.

Ukázka formálního e-mailu

Níže uvádíme příklad formálního e-mailu, který odpovídá doporučením z tohoto článku:

Vážené dámy, vážení pánové,

děkuji, že jste si přečetli tento článek. Níže najdete shrnutí nejdůležitějších myšlenek, které podle mého názoru stojí za pozornost. Přeji příjemné čtení a budu se těšit na případnou další spolupráci.

S úctou

Jana Nováková