Jak napsat zprávu? Nejdůležitější pravidla

Co je zpráva?

Může mít ústní nebo písemnou podobu a obvykle je určena nadřízeným, klientům, institucím, investorům či kontrolním orgánům.

Hlavním cílem zprávy je předat konkrétní informace týkající se určitého problému, procesu nebo události. Zpráva může sloužit mimo jiné k:

• shrnutí činností,
• představení výsledků výzkumu,
• analýze údajů,
• vyhodnocení situace,
• odhalení nedostatků,
• představení doporučení,
• sledování pokroku prací,
• dokumentaci průběhu projektu.

V praxi plní zpráva především informační a rozhodovací funkci – příjemci umožňuje vyvodit závěry a přijmout konkrétní opatření.

Jaké vlastnosti má dobrá zpráva?

Bez ohledu na typ zprávy by měl dokument splňovat několik základních požadavků.

• Přesnost – zpráva by měla obsahovat pouze konkrétní informace vztahující se k probíranému tématu. Je třeba vyhnout se nejasným formulacím a obecným tvrzením.
• Věcnost – obsah musí být stručný, logický a uspořádaný a každá informace by měla být odůvodněná a vycházet z údajů.
• Objektivita – zpráva se nesmí opírat o osobní názory autora. Závěry by měly vycházet z faktů, analýz nebo výsledků výzkumu.
• Konzistentnost – dokument by měl zachovávat jednotnou strukturu, styl a způsob prezentace.
• Přehlednost – dobře připravená zpráva umožňuje rychle najít nejdůležitější informace, například díky obsahu, nadpisům a kapitolám.
• Jazyková a věcná správnost – zpráva musí být bez jazykových, stylistických a faktických chyb. Chybné údaje nebo nepřesné závěry mohou vést k nesprávným rozhodnutím.

Jak napsat zprávu?

Příprava zprávy vyžaduje uspořádání informací, vhodnou strukturu a jasné a objektivní představení údajů.

1. Určení tématu a cíle zprávy – nejprve je třeba stanovit, čeho se zpráva týká, jaký problém analyzuje, proč vzniká a kdo ji bude číst. Na tom závisí rozsah informací i jazyk dokumentu.
2. Shromáždění a uspořádání údajů – zpráva by měla vycházet z důvěryhodných zdrojů a konkrétních údajů. Může jít například o výsledky výzkumu, statistiky, finanční údaje nebo pozorování. V této fázi je také třeba vybrat nejdůležitější informace a vyřadit údaje zbytečné nebo nesouvisející s tématem zprávy.
3. Příprava struktury zprávy – před zahájením psaní je vhodné vytvořit osnovu dokumentu a rozdělit jej do tematických částí. Zpráva tak bude logická a přehledná.
4. Sepsání obsahu zprávy – obsah dokumentu by měl uvádět fakta, vysvětlovat souvislosti, prezentovat údaje a vést ke konkrétním závěrům. Ve zprávách se často používají tabulky, grafy nebo diagramy.
5. Dokončení formátování – zpráva by měla mít přehledné grafické uspořádání, které usnadňuje vnímání obsahu. Vhodné je používat nadpisy a kapitoly, odrážkové nebo číslované seznamy a zvýraznění nejdůležitějších informací. Nejčastěji se používají bezpatková nebo patková písma o velikosti 11–12 bodů a řádkování 1,15–1,5.
6. Formulace závěrů a doporučení – závěrečná část zprávy by měla obsahovat shrnutí nejdůležitějších zjištění. Pokud to charakter dokumentu vyžaduje, lze doplnit doporučení k dalším krokům, návrhy změn nebo hodnocení rizik.
7. Kontrola zprávy – před předáním dokumentu je třeba ověřit správnost údajů, soulad závěrů s analýzou, jednotnost zápisu, úplnost zdrojů a jazykovou i technickou správnost.

Jaká by měla být struktura zprávy?

Mnohé záleží na typu zprávy, nejuniverzálnější struktura však vypadá následovně:

1. Titulní strana – obsahuje základní identifikační údaje zprávy, například název, autora, příjemce, pokud je vyžadován, datum a místo zpracování dokumentu.
2. Abstrakt – stručné představení nejdůležitějších informací, výsledků a závěrů.
3. Obsah – uspořádaný seznam kapitol a podkapitol s čísly stran.
4. Úvod – uvedení do tématu zprávy, představení souvislostí, rozsahu analýzy a základních metodologických východisek.
5. Hlavní část – stěžejní část zprávy zahrnující popis problému, analýzu údajů, průběh výzkumu nebo událostí a také jejich důsledky a interpretaci.
6. Závěry – shrnutí přímo vyplývající z provedené analýzy.
7. Doporučení – navrhovaná opatření, řešení nebo další kroky.
8. Bibliografie – seznam všech zdrojů použitých při zpracování zprávy.
9. Přílohy – doplňující materiály ke zprávě, například podrobné výsledky výzkumu, technická dokumentace nebo jiné zdrojové materiály, které jsou příliš rozsáhlé na umístění v hlavní části dokumentu.

Typy zpráv

Můžeme rozlišit několik typů zpráv a jejich dělení souvisí s účelem, vlastnostmi nebo řadou dalších proměnných. Zprávy tedy dělíme podle:

Rozsahu zprávy:

• krátká (výkonná) – do 10 stran, tedy stručné a přehledné informace,
• dlouhá (rozšířená) – více než 10 stran, tedy hlubší analýza problému a větší rozsah údajů.

Obsahu zprávy:

• informační – představuje fakta a údaje,
• analytická – obsahuje interpretaci údajů a závěry,
• vědecká – opírá se o výzkum a vědeckou metodologii,
• technická – týká se technických nebo technologických témat,
• finanční – zahrnuje finanční a ekonomické údaje,
• pravidelná – vytváří se pravidelně, například týdně nebo čtvrtletně.

Účelu zprávy: zpráva může být například kontrolní, marketingová, prodejní, mimořádná, výzkumná nebo auditní.

Příklad zprávy

Níže uvádíme zjednodušený modelový příklad zprávy.